Modalités de fonctionnement de la salle de lecture des Archives et Réserve précieuse
- Accès aux espaces publics
Le·la lecteur·rice dispose de l’accès à la salle de lecture et à tous les espaces réservés au public selon les modalités fixées par le présent règlement.
Les bureaux et les magasins ne sont pas accessibles au public.
Les horaires d’accès à la salle de lecture par le public sont du lundi au vendredi de 9h à 18h00.
Ces informations ainsi que celles relatives aux fermetures exceptionnelles sont affichées dans la salle de lecture et reprises sur le site web des Bibliothèques de l’Université libre de Bruxelles (http://bib.ulb.be).
L’archiviste général·e et l’équipe du service fixent et communiquent les modalités pratiques d’obtention des reproductions imprimées ou numériques des archives et collections spéciales.
Il est strictement interdit de boire, manger ou fumer dans la salle de lecture.
- Inscription et enregistrement
Chaque lecteur·rice doit être muni d'une carte d'étudiant·e ou d'une carte de lecteur·rice des bibliothèques de l’Université (question des cartes apparentées). Celle-ci est personnelle et incessible.
Lors de chaque visite, le·la lecteur·rice doit se présenter au·à la responsable de la salle de lecture avec sa carte d’accès qui permet de l’inscrire. La carte d’accès est conservée par le·la responsable de la salle de lecture jusqu’au départ du·de la lecteur·rice.
- Objets interdits dans la salle de lecture
Avant son entrée dans la salle de lecture, le·la lecteur·rice doit laisser dans les casiers affectés à cet effet tout ce qui n'est pas nécessaire à ses recherches : manteau, parapluie, serviette, housse d'ordinateur, appareils audio, nourriture et boisson et en général tous objets qui pourraient endommager les archives et collections spéciales, mêmes involontairement, tels que ciseaux, coupe-papier, colle, marqueur, agrafeuse, perforatrice, etc.
Pour garantir la conservation des archives et collections spéciales, le·la lecteur·rice ne peut emporter en salle de lecture comme matériel que des crayons noirs, des feuilles volantes ou des fiches, un ordinateur portable sans housse et un appareil photographique personnel pour la saisie d'images.
Le·la lecteur·rice peut apporter un bloc-notes ou ses propres notes à condition de les présenter au·à la responsable de la salle de lecture lorsqu'il·elle la quitte. Les collaborateur·rice·s des archives peuvent également demander à la sortie de la salle que le·la lecteur·rice ouvre son ordinateur portable.
La salle de lecture est une salle de travail. Tout ce qui pourrait déranger les autres lecteur·rice·s doit être évité. Les discussions doivent être tenues à voix basse et de préférence en dehors de la salle de lecture. Les téléphones portables doivent se trouver en mode silencieux.
Si un livre absent des collections est indispensable aux recherches du·de la lecteur·rice, et qu’il·elle souhaite l’amener avec lui·elle dans la salle de lecture, il·elle doit en prévenir le·la responsable de la salle de lecture et le lui montrer lors de son arrivée et de son départ.
- Communication des archives et collections spéciales
L’autorisation de consultation revient à l’archiviste général·e et l’équipe du service ARCOS.
Les demandes pour les ouvrages issus des collections spéciales se font par le biais de Cible+, un mail communique au·à la lecteur·rice la mise à disposition de l’ouvrage en salle de lecture. Pour les archives, celles-ci étant disséminées sur les divers campus de l’Université, il est important de réserver les fonds par mail à l’adresse mail archives@ulb.be.
- Manipulation des documents
Les archives et collections spéciales sont consultables uniquement en salle de lecture aux tables prévues à cet effet. Les archives et collections spéciales ne peuvent jamais sortir de la salle de lecture.
Pour éviter que les documents appartenant à différents fonds ou inventaires ne soient mélangés, le·la lecteur·rice ne reçoit simultanément que les archives qui appartiennent au même fonds ou inventaire (et qui partagent une même cote).
Le·la lecteur·rice consulte uniquement les archives qu'il·elle a personnellement commandées. Les échanges de documents entre lecteur·rice·s sont prohibés.
Dès la fin de la consultation, le·la lecteur·rice remet le document au comptoir ou au·à la responsable de la salle de lecture dans son état originel et avec le même classement interne (même si celui-ci semble inexistant). Les pièces seront remplacées dans leur dossier ou boîte avec grand soin, en évitant de les compresser ou plier. Les boîtes d'archives ne peuvent, en aucun cas, être déposées sur le sol.
Le·la lecteur·rice doit se montrer extrêmement soigneux·se lors du maniement des archives et collections spéciales. Il est interdit de froisser ou de plier les feuilles, de s'appuyer sur les archives, de poser sa feuille de notes sur les documents d'archives ou les collections spéciales, d'y faire des annotations ou de les décalquer.
Aux tables de travail qui sont réservées pour la consultation des originaux, l’usage du crayon est obligatoire. Des crayons noirs sont disponibles au bureau du·de la responsable de la salle de lecture et y seront remis après usage. Les crayons sont taillés uniquement au moyen de taille-crayons disponibles au comptoir.
- Reproductions
L’utilisation des appareils de reproduction est limitée à des appareils qui ne peuvent pas endommager les archives ni perturber les autres lecteur·rice·s.
Disposition finale : Toute question pratique ou exceptionnelle qui pourrait se poser et qui n'est pas évoquée dans le présent règlement, est réglée par l’archiviste de l’Université Libre de Bruxelles et l’équipe du service ARCOS .
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