L’Office des renseignements universitaires (ORU) de l’Université libre de Bruxelles est créé par décision du Bureau administratif du 10 mai 1928, avec pour objectif de mettre en place un service analogue à ceux qui existent alors dans les grandes universités étrangères. Les circonstances exactes de cette création demeurent mal connues, mais elle intervient dans un contexte marqué par le départ de Jean Willems, secrétaire de l’Université, qui démissionne le 5 mai 1928 pour prendre la présidence du Fonds national de la recherche scientifique (FNRS) et de la Fondation universitaire. Willems participe néanmoins à la séance du 10 mai 1928 qui institue l’Office. La proximité de la Fondation universitaire avec les réseaux internationaux d’information universitaire depuis le début des années 1920 a probablement contribué à inspirer cette initiative.
Selon une note rédigée par Auguste Pomba en février 1930, l’ORU est conçu sur le modèle des offices d’information établis dans les grandes universités américaines. Ses missions couvrent à la fois des activités internes et externes. À l’intérieur de l’Université, il centralise les renseignements relatifs aux études, à la réglementation universitaire, aux équivalences de diplômes, aux bourses et fondations, aux séjours d’études à l’étranger ainsi qu’aux relations avec les facultés et écoles. À l’extérieur, il assure la correspondance générale avec les organismes et les particuliers, les relations avec la Fondation universitaire et le FNRS, la gestion de la documentation, les contacts avec la presse ainsi que certaines activités de coopération internationale, notamment dans le cadre du Comité interuniversitaire sino-belge.
La même note souligne l’importance accordée à l’accueil des étudiants étrangers. Pomba considère ceux-ci comme les meilleurs ambassadeurs de l’Université et plaide pour une politique active de soutien à leur intégration. Il préconise notamment la création d’un comité de patronage chargé de faciliter leur logement et suggère l’établissement d’un réseau de correspondants à l’étranger capables d’apporter une aide matérielle et morale aux futurs étudiants.
Le fonctionnement de l’Office connaît cependant des difficultés importantes sous la direction de Pomba. En 1932, à la suite d’une enquête administrative menée par Alphonse de Herthogh, un rapport dresse un bilan critique de sa gestion entre 1928 et 1931. Celui-ci met en évidence des retards dans le traitement du courrier, une tenue déficiente des dossiers et des fiches d’étudiants souvent incomplètes ainsi qu’un manque général de suivi administratif. De Herthogh propose alors une réorganisation fondée sur trois principes : placer l’Office sous l’autorité directe du secrétaire de l’Université ; centraliser et contrôler la gestion du courrier ; assurer la mise à jour systématique des fiches d’étudiants et des résultats d’examens. Quelques mois plus tard, en mai 1932, une nouvelle note révèle l’ampleur de l’arriéré accumulé : demandes de prêts d’études en souffrance, retards dans la délivrance des diplômes, absence de suivi de certains dossiers réglementaires, documentation non tenue à jour et correspondance en retard. Le redressement du service est confié à Steenebrugge, qui sera nommé chef de l’Office en 1934.
À la veille de la Seconde Guerre mondiale, l’ORU constitue un rouage essentiel de l’administration universitaire. Une note d’octobre 1940 décrit un service composé de deux employés, renforcé temporairement durant la période des inscriptions. Placé sous la responsabilité du secrétaire adjoint, l’Office assure notamment l’accueil du public, la gestion des équivalences d’études, les inscriptions aux cours et aux examens, la tenue des dossiers individuels des étudiants, la délivrance de certificats, la gestion des prêts et bourses d’études, l’élaboration de statistiques universitaires, la correspondance administrative, la gestion des programmes de cours, des règlements facultaires, des diplômes, des cartes d’étudiants ainsi que la conservation d’une documentation sur les universités étrangères. Il assume également depuis 1938 une partie des activités d’un service statistique antérieurement autonome.
Au début des années 1940, l’Office participe activement aux projets de mécanisation des statistiques universitaires menés par la Fondation universitaire. En 1941, il transmet un projet visant à remplacer les bulletins individuels par des listes normalisées d’étudiants comportant des données codifiées relatives à l’identité, à la nationalité, au parcours académique et aux diplômes obtenus. L’expérience menée à l’ULB suscite l’intérêt d’autres universités ; en 1944, le receveur de l’Université de Liège sollicite des informations sur cette mécanisation des services d’inscription et de statistique.
Après la Libération, l’ORU conserve une place singulière dans le paysage universitaire belge. Une correspondance de 1945 relative à l’harmonisation des statistiques universitaires souligne qu’aucune autre université belge ne dispose alors d’un service équivalent. L’Office, dirigé par Robert de Vreese, représente l’ULB lors des réunions organisées par la Fondation universitaire en vue d’unifier les méthodes statistiques entre les universités du pays.
Dans les décennies suivantes, l’Office poursuit ses activités administratives tout en s’adaptant à l’évolution des pratiques de gestion. Un projet de réorganisation daté de 1960 prévoit notamment la suppression de la caisse universitaire au profit des virements et mandats postaux. En 1967, un plan général de classement témoigne d’une rationalisation de l’organisation documentaire du service. L’année suivante, le chef de l’Office collabore avec le nouveau service des Archives de l’Université afin de verser les documents devenus sans utilité administrative courante.
La disparition de l’Office intervient dans le contexte de la réorganisation administrative de l’Université à la fin des années 1960. Lors de sa séance du 16 novembre 1970, le Bureau propose la suppression de l’Office des renseignements universitaires et la redistribution de ses compétences entre plusieurs services. Les activités relatives aux inscriptions sont confiées à un nouveau Service des inscriptions, placé sous la responsabilité de Lange. Les questions d’équivalences d’études sont regroupées au sein d’un Bureau des équivalences dirigé par Laurent, alors directeur des Affaires étudiantes. Les autres attributions auparavant exercées par l’ORU sont transférées à l’attachée du Rectorat chargée des affaires étudiantes. Cette réorganisation met fin à plus de quarante années d’existence d’un service qui avait progressivement centralisé une large part des fonctions d’information, d’orientation et de gestion administrative des étudiants.
Au cours de son existence, l’Office des renseignements universitaires a joué un rôle central dans l’administration des études, l’accueil des étudiants, la gestion des équivalences et des bourses, la production des statistiques universitaires ainsi que la diffusion de l’information académique. Son développement témoigne de la professionnalisation progressive de l’administration universitaire à l’ULB et de l’importance croissante accordée à la gestion de l’information étudiante au XXᵉ siècle.